沖縄県浦添市の社会保険労務士、行政書士松本です。
日に日に勢いを増す新型コロナウィルス。
みなさんは会社・企業としてきちんと対策を立てていますか？
これまで厚労省の示したQ&A、そして会社や企業が対応するべきことについて、記事にしました。
今回は、会社や企業の事業継続の方法のひとつ「在宅勤務」について説明します。
新型コロナウィルス対策としてのテレワーク（在宅勤務）の導入
在宅勤務は「テレワーク」の一形態です。
「テレワーク」とは、ICT（情報通信技術）を活用した時間や場所にとらわれない働き方のことをいいます。
テレワークには在宅型、モバイル型、サテライト型があります。
在宅型は自宅で行うもの、モバイル型はノートパソコンやスマートフォンを活用して戸外もしくは移動中に行うスタイル、サテライト型はサテライトオフィスやシェアオフィスを利用して行う形態です。
最近は人手不足が顕著です。
しかし、育児中の方や外出が難しい方々でも自宅で仕事ができる環境にあれば、仕事をしたいという方はたくさんいます。
企業も雇用形態の一つとして、在宅型のテレワークの導入を進めているところが増えてきているのです。
ただし、現況では大企業が推進しているのが現状です。
今回の新型コロナウィルスの混乱をきっかけに、中小企業でも在宅勤務の導入の可能性を検討したほうが、次の混乱への備えになるとともに、多様な働き方の推進、働きやすさの整備を伴うことで採用が増えることが期待できます。
在宅勤務（テレワーク）の導入について
在宅勤務の導入手順は以下のとおりです。
１．なぜ在宅勤務を導入するのか目的を明確にすること
２．現状を把握すること
３．実施対象となる社員の範囲を明確にすること
４．社員教育、研修を実施すること
５．PDCAで効果を検証すること
このとおり、在宅勤務の導入にあたっては、「明日から始めるよ」と一声かけてできるものではありません。
社内でプロジェクトチームを組み、社内でどの程度業務があるのか棚卸を行い、在宅勤務の対象となる方の選定、そして頻度など策定すべきことは多岐に渡ります。
たとえば、工場の生産ラインに従事する方が在宅勤務をすることは困難でしょう。
しかし、総務担当者が許可を得て資料を自宅に持ち帰り給与計算を行うことは可能ですね。
また、導入する目的を明確にしないと、在宅勤務ができない社員から見ると、在宅勤務者が「楽をしている」ように見えてしまいます。
「なぜこの業務に在宅勤務を認めるのか」という明確なトップのメッセージが必要です。
労務管理とセキュリティ対策
在宅勤務の労務管理
在宅勤務を導入するうえで、労務管理のポイントは以下の通り多くあります。
- 労働時間の管理、健康管理はどうするのか。
- 自宅のパソコンを利用するのか、会社が準備するのか。
- 雇用保険や社会保険の適用はどうするのか。
- 労災が起こってしまった場合はどうするのか。
- 人事評価はどうするのか。
- 費用の負担はどうするのか。
一つ一つは細かいことですが、あらゆる問題は想定しておくべきです。
在宅勤務のセキュリティ対策
社員のパソコンから会社のサーバーにアクセスできるとなると、会社の機密情報が簡単に外部に持ち出すことができてしまいます。
また、社員のパソコンにセキュリティソフトが導入されておらず、ウィルスに感染してしまった場合、社内のパソコン全体に広がってしまう恐れもあります。
この点では、一つの方法として会社のパソコンを許可を得て利用するようにし、利用状況のログを取ることで対応するなどでしょう。
会社の資料が家族や外部の方の目に触れることが無いよう（マクドナルドで在宅勤務など）セキュリティ対策については徹底した教育と研修が重要です。
在宅勤務と就業規則
以上のような在宅勤務の取り決めを行った場合、就業規則の見直しが必要になります。
就業規則の作成義務がない事業所でも、在宅勤務規定を作成することをおすすめします。
また、在宅勤務規程とあわせて、個人端末の業務利用規程の作成も重要です。
これはスマートフォンなどを業務で使用する場合において、昨今では仕事中の様子がSNSにアップされて問題が拡散するというリスクがあります。
在宅勤務で利用する端末は会社の管理下にある物とし、その管理や制約する事項を事前に規定しておくのです。
事業継続のその先に・・・
在宅勤務規程を整備してもその活用がなければ絵にかいた餅になってしまいます。
今回の新型コロナウィルスの混乱で、交通機関や外出そのものがリスクになる場合、社員が出勤できない事態を想定して、将来のための投資だと考えてぜひ在宅勤務の活用をご検討ください。
その際、就業規則の見直しには、社会保険労務士があなたのお役にたてるパートナーとなります。
最後に。
助成金の申請には日ごろの労務管理を適正におこなうことが必要です。
今後も続く働き方改革の推進、助成金の申請代行を専門におこなうことができる「社会保険労務士」の資格に、今注目が集まっています。
私は通信教育を利用して働きながら社会保険労務士の勉強をし、合格することができました。
時代に左右されない独立開業できる資格として、社会保険労務士はおすすめです。
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