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【新型コロナ緊急事態宣言】テレワーク・在宅勤務おすすめツールと労務管理

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【新型コロナ緊急事態宣言】テレワーク在宅勤務の始め方

2020年4月7日、安倍総理大臣が緊急事態宣言を行いました。

これにともない「仕事は自宅で」と在宅勤務(テレワーク)が推奨されています。

しかし、急にそんなこと言われても、どうしたらいいの??と思いますよね。

完ぺきな在宅勤務(テレワーク)形態を実施するのは難しいですが、まずは無料ツールを使って始めてみるというのも一つの方法です。

在宅勤務・テレワークを始めてみたい会社は必見です。

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テレワーク・在宅勤務のおすすめツール

テレワーク・在宅勤務のまずは始め方

テレワークとは?

一般社団法人日本テレワーク協会の定義によれば、

テレワークとは、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。

※「tele = 離れた所」と「work = 働く」をあわせた造語

一般社団法人日本テレワーク協会

東日本大震災でも、「出勤できない」という状況がありました。

在宅勤務・テレワーク環境が整備されていると、会社を運営を回すことができます。

テレワークのメリット・デメリット

テレワークのメリットを簡単にあげると以下の通り。

  • 通勤時間のカット
  • 労働力の確保(育児中の女性でも働きやすい)
  • オフィスの縮小化で家賃カット
  • ITツールの使用で生産性の向上
  • 災害が起きても出社なく会社が回る

デメリットを簡単にあげると、

  • ちゃんと働いているか見えない
  • 機器をそろえるのにコストがかかる
  • 機密情報の社外流出

ですかね。

とりあえずメリット・デメリットがあるんだとご理解ください。

もしデメリットがでてきても、修正・改善していったらたらいいと思います。

そうしたら最後にはメリットしか残りません。

まずは無料ツールを使って始めて見る

まずはそのまま始めて見る

在宅勤務を始めてみるにはどうしたらいいの?

と思いますよね。

ぞれはズバリ、「できるところから始めてみる

です。

出勤、退勤の打刻はどうしたらいいのか。

これは会社に出てきてタイムカードを押すわけにはいきません。

勤怠管理システムを導入している会社はwebやアプリで打刻することも可能です。

システムを導入していない会社は、在宅勤務をする社員から「今から業務開始します」と電話をもらうことも方法の一つだと思います。

会社は労働時間を管理する必要があります。

在宅勤務・テレワークでも、出勤時間退勤時間の確認は必要です。

のちほど紹介するチャットツールでの報告も可能です。

社員への連絡・コミュニケーションはどうするの?

全社員へ連絡したいこと、個別の社員へ連絡する、ちょっと先輩に聞きたいことがある。

など、電話やメールほどではないが、簡単に聞きたい。

ということが出てくるともいます。

そんなときは「チャットツール」の活用がお勧めです。

以下のサービスが有名どころ。

それぞれいろんな機能があり、「チャットツール」で検索すると比較している記事を見ることができるので、自社の体制にあったツールを選んでください。

Chatwork

士業の方の利用が多いと言われています。

PCでもアプリでも利用可能。

メール一つで登録できるので、外部の方とつながることも可能です。

Chatwork

チャットワーク

Slack

IT系のエンジニアなどの利用多いと聞きますね。

最初の登録時にプロジェクト名などを登録するので、プロジェクト単位のコミュニケーションに向いています。

Slack

LINE WORKS

言わずと知れたLINEのお仕事版。

仕事の同僚にLINEつながるのはちょっと・・・

という場合でも、LINE WORKSアプリを入れて仕事用LINEとして運用することができます。

スタンプ機能もありますので、すでにLINEを使用しているかたが取り組みやすいでしょう。

ただ仲の良い会社にはスタンプ機能などおすすめです。

LINE WORKS

LINE WORKS

会議はどうしたらいい?

まずはその会議の重要性を検討しましょう。

報告系の会議ならペーパーの提出でよいかもしれません。

どうしても対面でおこなう必要がある(意見ぶつける系)については、web会議の利用が検討できると思います。

zoom

在宅勤務・テレワークの推奨で一気に話題に登った感のあるzoom

IDを作らなくても気がkるにメールで招待することができます。

無料でのグループ会議は40分まで。

会議の生産性向上にもつながるかもしれませんね(有料なら無制限)

zoom

ズーム

Skype

Microsoftのサービスです。

古くからのサービスなのですでに利用されている方も多いのでは。

Microsoftでいわば、Microsoft365を使用している大企業んだおは「teams」を利用している場合も多いでしょうね。

クレジットを購入すると外線電話も可能。

Skype

Googleハングアウト

Googleの提供するサービス。

Gsuiteを会社で利用しているならハングアウトでしょうね。

Googleハングアウト

在宅勤務・テレワークにお勧めの資料は?

一般社団法人日本テレワーク協会にいろいろな情報が載っています。

機器の選定について情報もありますので、ぜひ参照して会社に合ったシステムの導入を検討しましょう。

一般社団法人日本テレワーク協会

テレワーク関連ツール一覧も大変参考になります。

テレワーク関連ツール一覧(第3.1版) (PDF)

テレワークに関する助成金や補助金情報も掲載されています。

あれこれ悩む前にまずは見てみましょう。

在宅勤務・テレワークの労務管理

在宅勤務・テレワークの労務管理

導入時に注意すること

では社員に在宅勤務・テレワークをさせるにはどうしたらよいでしょうか。

基本的には「在宅勤務規程」などきちんとルールを定めて運用することが望ましい。

しかし新型コロナで喫緊の課題となっている現状ではそこまで悠長なことは言っていられません。

特に問題になるのが、通信費や在宅の水道光熱費の負担です。

フリーランスなら仕事で利用した水道光熱費を案分して経費にすることができますが、サラリーマンはそれができません。

在宅勤務を実施する以上費用の負担については社員としっかり話し合い、就業規則に明記するまでは確認書などを取りかわして、時機を見て就業規則及び賃金規程に明記するとよいでしょう。

会社の業務ですから、「在宅勤務手当」などの名称で別途手当を支給する方法をおすすめします。

作業時間を考慮して案分する方法など、金額の算定方法はさまざまです。

通信機器はモバイルwifi、もしくはテザリングができる社用スマホをも耐えるのもよいですね。

可能であれば社用のノートPC。

これらは「業務にだけ使用する」という取り決めをします。

社員のPC利用状況を管理できるソフトもあります。

機密情報などが漏れないか懸念がある場合はセキュリティ対策も必要です。

社員の個人PCがウィルスに感染していると、会社の情報が漏れてしまいます。

労災について

在宅勤務中でも仕事中に災害がおこったのであれば、労災が適用されます。

ただし労災として認定するかどうかは労基署の判断になります。

業務遂行性と業務起因性、事業主の指揮命令下にあるかどうかなど、認定されるための要件は在宅勤務では簡単に判断できません。

まずは労基署に相談してみましょう。

また、在宅勤務だからと言っても、事業主の指揮命令で残業するなら残業時間です。

深夜まで作業が及ぶなら深夜労働の割増賃金が発生します。

ただ、在宅勤務で残業が必要かどうかというのは判断が難しいと思います。

在宅勤務においては「労働時間」よりも「成果」で仕事の評価をしましょうという声が多いです。

だからといってぼう大な仕事を押し付けていいものではありません。

在宅勤務を実施する人、会社とよく話し合って、在宅で達成する作業量や求める仕事の成果を決めましょう。

作業環境につていも、明るさや作業場所が確保できるかかなど、安全衛生面の確認も必要です。

社員の意識も大変重要。

会社の重要資料をファストフード店などで広げるなんて大問題です。

通常の会社の義務(労働時間管理、残業代の支払い、安全衛生への配慮)とやるべきこと、守るべきことはなんら変わりません。

まとめ~困ったときは社会保険労務士へ相談を

まとめ

いかがでしたか。

工場や配送などそもそも自宅でできないよという職場の場合は、在宅勤務・テレワークは難しいと思います。

手洗いうがいを徹底する、シフトの時間を一時的に変更して時差出勤するなどの対策で対応しましょう。

しかし、事務や経理、PCでの作業がメインのデスクワーク系の方は、業務の棚卸しをおこない在宅勤務をすることが可能ではないでしょうか。

クラウドシステムを利用すれば、給与計算や社会保険の取得喪失もネット上でおこなうことが可能です。

働き方改革が出はじめのころは

「国は会社をつぶす気か!」

とよく事業主の不満が聞こえてきましたが、有事の時でも会社が回る仕組みそのものが働き方改革につながります。

困ったときは、社会保険労務士へぜひご相談ください。

今後も続く働き方改革の推進、助成金の申請代行を専門におこなうことができる「社会保険労務士」の資格に、今注目が集まっています。

私は通信教育を利用して働きながら社会保険労務士の勉強をし、合格することができました。

時代に左右されない独立開業できる資格として、社会保険労務士はおすすめです。

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