就業規則とは?作成・変更・届出・社内規程まで

就業規則とは?

「就業規則」(しゅうぎょうきそく)って聞いたことありますか?

たいていの場合は以下のような声が多いのではないかと思います。

  • 就業規則なんて作ったことがない!
  • 就業規則はあるけど見せたことは無い!
  • うちは会社じゃないから就業規則作らなくてもいい!

いやいや、ちょっと待ってください。

就業規則は「会社の憲法」や「会社の法律」なんて言われることがあるくらい重要なものなんです。

多くの会社は「人」の集合体です(中には1人社長会社もしくは役員だけの会社もありますが)。

そしてその「人=労働者」に会社のルールを守らせまたは制裁を規定する一方、労働者の安全や労働条件を明確にすることについて、あらかじめ定めたのが「就業規則」です。

就業規則は一つだけではなく、賃金規程や育児・介護休業規程のようにいくつかの規程にわかれている場合でも、それら労働条件の規程を総称して「就業規則」と意味付けされます。

この記事では就業規則の説明とその作成、変更時の留意点、届出、その他社内規程について説明します。

就業規則について知りたい方は必見です。

就業規則とは?

就業規則とは?

就業規則とは、簡単に言うと「会社のルールを決めたもの」と言えばわかりやすいでしょうか。

中小企業のなかには「会社のルールは俺だ!」と言う社長さんもいると思います。

働くことの基準となる法律「労働基準法」では第89条に以下のように規定しています。

第八十九条 常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
二 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
三 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)
三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
四 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
六 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
七 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
八 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項

電子政府の総合窓口e-Govより引用

労働者が常時10人以上いる会社は作成して届出義務があるんですよ。(変更の場合も同様)

「俺がルールだ!」では済まなくなってきます。

就業規則の届出義務

「常時十人以上の労働者を使用する使用者は<中略>就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」

と規定されているとおり、常時10人以上の労働者を雇用する事業主は、就業規則を作成して行政官庁へ届出をしなければなりません。

行政官庁とは所轄の労働基準監督署です。(※船員法の船員の場合は異なります)

労働者が「常時10人以上」とは?

労働者が「常時10人以上」については、まず「労働者」について考えてみましょう。

労働基準法では第9条で、

第九条 この法律で「労働者」とは、職業の種類を問わず、事業又は事務所(以下「事業」という。)に使用される者で、賃金を支払われる者をいう。

と定義しています。

つまりここでいう

  • 使用される者
  • 賃金を支払われる者

がポイントです。

「使用される者」とは、「使用者(会社や個人事業主など)の指揮命令を受けて労働力を提供し、その労働の対価として賃金を支払われる者」を言います。

要するに従業員ですね。

会社と「労働契約(雇用契約)」を結んで、指示に従って働き給料日に給料をもらっている人です。

ここで「うちの場合はみんな業務委託契約だから該当しないなー」と思っていても、実際事業主が指示を出して命令していたら、契約の名称や形に関わらず労働契約とみなされる場合があります。

また「賃金を支払われる者」の「賃金」について労働基準法では、

第十一条 この法律で賃金とは、賃金、給料、手当、賞与その他名称の如何を問わず、労働の対償として使用者が労働者に支払うすべてのものをいう。

「労働の対象として」使用者が労働者に支払うものですね。

以上のことから、会社から「役員報酬」をもらう「役員」は「労働者」ではない

と言うことになります。

ただし、「兼務役員」と言って賃金(給料)が支払われる労働者兼役員(よくあるのは「部長兼役員」の人)などは労働者に含めて考えます。

例で考えます。

役員が3人で労働者が8人の場合は?

GSR松本
GSR松本

「労働者」が10人ではないので、就業規則の作成届出義務はありません。

役員2人、正社員7人、パートが3人の場合は?

GSR松本
GSR松本

パート従業員も「労働者」に含めるので、就業規則の作成届出義務があります。

会社の人数が10人以上」ではないことにご留意ください。

また「常時」10人以上について、

普段は正社員パート入れて12名だけど、今パートが抜けて9名なんだよね~

と言う場合でも、通常10名を超えているのであれば、常時10人以上いる事業場と判断されます。

就業規則の作成は支店ごと?

就業規則の作成義務は常時10人以上の「事業場ごと」に義務が発生します。

(作成の手続)
第九十条 使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない。2 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。

この「事業場」というのは要するに「支店」または「営業所」というのがわかりやすいと思います。

ただ、新聞社の「通信部」のように一人しかいないという場合には、近くの事業場と同じと見ていことになっています。

多くの場合は本社と同じ就業規則を本社一括で届け出ます。

原則は事業場ごとなので、事業場ごとに異なる就業規則というのもありです。

「会社」じゃないから作成義務はない?

うちは会社じゃないから作成義務はないよね?

と言う事業主は多いのですが、先ほどの第89条で見たとおり、就業規則の作成義務があるのは、

常時10人以上の労働者を使用する使用者」です。

これすなわち、

会社個人問わず、従業員(正社員パート問わず)を10人以上雇っている会社・お店・作業場・工場などは、就業規則の作成届出義務がある

のです。

ちなみに「個人だから社会保険に入らなくていい」「雇用保険に入らなくていい」と言うの方もいますが適用事業所であれば適用されるので気を付けてくださいね。

就業規則の法的効力

就業規則は会社の労働条件を定めるものなので、労働者との契約(雇用契約)よりその法的効力は上位になります。

法律との効力関係は、以下の通りとなります。

労働基準法 > 労働協約 > 就業規則 > 個別労働契約

労働基準法は、最低基準なので、これを下回る労働契約は無効となります。

労働協約とは、会社と労働組合が締結する協約です。就業規則よりも法的効力は上です。

就業規則は個別の労働契約より法的効力は上です。

ただし労働者に有利な条件の場合は、個別の労働契約が優先される場合があります。

就業規則定義のまとめ

以上就業規則については以下の通り理解しましょう。

  • 就業規則は会社のルールを取り決めておくもの。
  • 会社個人を問わず従業員10人以上雇っていれば作成届出義務がある。
  • 従業員は正社員、パート、アルバイト問わない。
  • 作成義務は事業場(働く場所)ごと。ただし本社一括届可。

いかがでしょうか。

実は対象になる!という会社は意外と多いと思います。

うちも対象になるなぁ。作成しないといけない・・・

GSR松本
GSR松本

続いては作成について説明します!

就業規則の作成について

就業規則の作成について

就業規則の作成義務は理解できたでしょうか。

続いてその作成について書きます。

就業規則の絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項

就業規則作成の上で必要なのは、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」です。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項とは、「必ず就業規則に記載しなければならないもの」です。

具体的には以下の通り(労働基準法第89条より)。

  • 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
  • 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
  • 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

法律チックでわかりにくいですよね。

簡単に言うと、

  • 勤務形態、職場が始まる時間、終わる時間、休憩時間、休みの日、有給休暇、シフト交代に関すること。
  • 給料の計算と支払日、毎月何日付けで残業代や欠勤の差し引きを計算するのか、昇給するのかしないのか。
  • 退職(定年)、解雇をするならどういう事由でやるのか。

という感じですかね(わかりましたか💦)。

絶対的必要記載事項は必ず記載しなければなりません

「えっ、これだけ?」と思うかもしれませんが、「相対的必要記載事項」がまだあります。

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、「必ずしも書かなくていいが、それを定めるなら書きなさい」という事項で、同じく労働基準法89条から、

  • 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
  • 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
  • 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
  • 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
  • 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
  • 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

であります。簡単に言うと、

  • 退職金を出すなら対象者や計算方法など。
  • ボーナスや一時金を出すならそのこと。
  • 食事代を徴収するならそのこと。
  • 健康診断や安全衛生に関すること。
  • 職業訓練するならそのこと。
  • 災害補償に関することがあるならそのこと。
  • 表彰や制裁(罰)を決めるならそのこと。
  • そのほか職場全体の従業員に関わってくることがあればそのこと。

ですね。

たいていの就業規則には食事代徴収以外の部分は記載している就業規則が多いと思います。

ただし、相対的記載事項は実施していないのであれば定める必要はありません。

ボーナスを出していない、退職金を出していないということであれば記載しなくても違法ではありません。

意外ですが、ボーナスも退職金も出さないと法違反というわけではないんです。

従業員のルール違反に対する制裁も相対的必要的記載事項となります。

これは記載していないと効き目がありません。

ただ、制裁規定には制限があるので、規定する際には十分注意が必要です。

任意的記載事項

絶対的必要記載事項、相対的必要記載事項のほかに「任意的必要記載事項」というものがあります。

これは公序良俗もしくは労働協約に反しない限り自由に就業規則に記載していいものです。

例として挙げると、「社訓」や「経営理念」などを定める場合が多いですかね。

なんだったら「社歌」まで記載してもいいと思います。

就業規則の形式

就業規則を見たことがる人はわかると思いますが、条文形式が多いとです。

第1条 目的
 この就業規則(以下「規則」という。)は、~ 

こんな感じです。

しかし、就業規則には記載事項は決まっていますが「書き方」そのものは決められていません。

就業規則の持つ重みを考えると、見た目的にも条文形式が威厳があると思いますが、ポップな感じであったりカラーであったり、そこのところは結構自由なんです。

意外ですよね。

独創的な見た目の就業規則もアピールになるかもしれませんが、中身はしっかり吟味しましょう。

就業規則の作成について

就業規則を一から作成するのは時間と労力がかかります。

しかし大変便利なことに、厚生労働省が「モデル就業規則」というものを公表しています。

モデル就業規則について(厚生労働省HPより)

こんな感じで、条文ごとに書き方を説明しています。

モデル就業規則

このモデル就業規則をダウンロードして、会社の勤務形態や給料に関する事項を埋めていくという作業です。

ただ一つ問題なのは、社会保険労務士の視点で見ると、モデル就業規則は必要最低限の部分しか記載されていません。

そのため、

「どうしても急ぎで必要だ

とか、

最低限のものでいい !

という場合には、 モデル就業規則をもとに就業規則を作成するのも一つの手だと思います。

しかし、リスクに対応した就業規則でなければ会社と従業員とのトラブルも懸念されます。

本当におすすめするのは、

  • 社会保険労務士としっかり打ち合わせをする。
  • 会社のリスクを検討する。
  • 最新の法改正も見据えた就業規則にする

です。

就業規則は会社の憲法、法律と言われるくらい、その意味合いは大変重要なものです。

せっかく作成されるならぜひ社会保険労務士へ相談することをおすすめします。

就業規則の届出について

就業規則の届出について

就業規則が作成できた後は、届出する前に以下の手続きが必要です。

(作成の手続)
第九十条 使用者は、就業規則の作成又は変更について、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければならない
2 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない
(eGovより引用:労働基準法)

就業規則が作成できたら、就業規則を「労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合へ、労働組合がない場合は労働者の過半数を代表する者」に見せて「意見」を聴かなければなりません。

労働者の過半数を代表する者とは?

労働組合があるところは、組合に見せたらいいというのはわかりますが、「労働者の過半数を代表する者」ってなんだ??となりますよね。

労働者の過半数を代表する者については、以下の通りです。

  • 監督若しくは管理の地位にある者であってはならない。
  • 投票や挙手等の方法によって、労働者の中から公正に選出することが必要 。
  • 使用者は労働者が代表者に選出されたことをもって当該労働者に対して不利益取り扱いをしてはならない 。

「監督若しくは管理の地位にある者」とは、「管理監督者」とよく言われますが、「労働条件の決定その他労務管理について経営者と一体的な立場にある者」のことです。

【参考】労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために

ほぼほぼ経営者と同じくらい決定権がある人と言えばわかりやすいでしょうか。

難しいのは、

「管理監督者」に当てはまるかどうかは、役職名ではなく、その職務内容、責任と権限、勤務態様等の実態によって判断します。

労働基準法における管理監督者の範囲の適正化のために より引用

となっているので、「部長だから」「課長だから」と役職でくくれるものではありません。

そして肝心なのは、労働組合がない場合の過半数代表者の決め方です。

それは 「投票や挙手等の方法によって、労働者の中から公正に選出することが必要」です

社長が

「君、意見書書いて」

と指名して意見を聴いてはいけません。

労働者による投票や話し合いなど民主的な手続きを経る必要があります。

民主的手続きで決められた労働者過半数代表者に、書面で就業規則を見せて意見を求めます。

就業規則への労働者の意見とは?

意見書
神奈川労働局HPより引用

就業規則が作成できて、労働者の過半数代表者を選出できたら、就業規則を書面で代表者へ見せて、上記のように意見を聴いて意見書を作成しなければなりません。

この文面の下の方に、当該労働者の署名押印欄がありますので、見せて意見を書いてもらって署名押印をもらいます。

労働者が反対の意見を出したら?

「労働者の意見を聴かなければならない」は「労働者の同意を求めること」ではないので、労働者が反対の意見を表明しても、使用者は就業規則を提出することは可能です。

その場合は、反対の意見をそのまま書いてもらい、添付して提出すればよいのです。

ただし従来慣習でやっていたことを「就業規則作るついでに変更しちゃえ」と労働者の不利に変更するのは、不利益変更にあたる恐れがあります。

詳しくは下記変更届のところを見てくださいね。

就業規則作成届

作成届
神奈川労働局HPより引用

就業規則、就業規則作成届、意見書、をそれぞれ1部コピーを準備して、合計2部を管轄の労働基準監督署へ持っていきます。

窓口の担当職員が内容を確認し、コピーの方に労働基準監督署の受理印を押して返却してくれます。

これで届出は完了です。

就業規則の変更について

就業規則の変更について

就業規則の変更について

就業規則の変更は作成と同じ手続きで、変更した就業規則を作成のうえ労働者の代表から意見を聴取し意見書を作成し、就業規則、意見書、就業規則変更届の3点をコピーして合わせて2部管轄の労働基準監督署へ提出するだけです。

ただし就業規則を労働者の不利な条件へ変更する場合は注意が必要です。

就業規則の不利益変更

労働者にとって有利になるような変更は問題なく進むかもしれませんが、労働者にとって労働条件の低下となる変更いわゆる「不利益変更」の場合です。

会社の業績が下がってどうしようもないんだ。手当てを無くして給料下げてもいいかな。

しかたありませんね・・・わかりました。

と、会社が従業員へ丁寧に説明して労使双方合意の上で就業規則を変更し労働条件の見直しをおこなうなら問題はありません。

しかし、同意なく一方的に労働条件を切り下げる場合は、無効と判断される場合があります

会社の業績が悪化した場合、従業員の労働条件を下げるのか、リストラをおこなうのか、難しい経営判断を迫られます。

どちらにしても従業員へ丁寧に説明することが必要です。

強引に就業規則の不利益変更を進めた場合は、従業員から訴えられるリスクがあります。
(強引なリストラの場合もありますが)

就業規則の変更の場合は不利益変更に当たるのかどうか、専門家の意見を聴くことを強くおすすめします。

就業規則と社内規程

就業規則と社内規程

就業規則は会社のルールを定めるものだと説明してきました。

賃金、安全衛生、災害補償など特定の時効をそれぞれ就業規則と別に定めても、それら諸規則を総合して就業規則と言われます。

また、就業規則と似たようなものに「社内規程」というものがあります。

たとえば出張旅費に関することや、稟議に関すること、個人情報管理に関することなどです。

最近ではSNS利用規程、会社のスマホを社員に利用させる場合のBOD規程などもあります。

社内規程は細かく規定することが多く、その数も増えていきます。

定期的な見直しや、どどのような規程をすでに作成しているかなど、管理をきちんとおこなうことが必要です。

「テレワーク規程」と「在宅勤務規程」など、似たような規程が増えてしまう場合があります。

規程が増えると管理がそれだけ煩雑です。

社内規程の作成についても、文言や書き方など専門家である社会保険労務士へぜひご相談ください。

リスクに備えた就業規則を作成するために

リスクに備えた就業規則を作成するために

いかがでしたか。

会社と労働者がトラブルとなった場合、まず基準となるのは「就業規則にはなんと定めているか」です。

裁判に発展して就業規則がない場合は、労働基準法やその他法令などで労働者に有利な方の解釈が採用されやすい傾向があります。

会社の立場からしたら、遅刻を繰り返す従業員がいる、行方不明になって連絡がつかない従業員がいる、問題社員がいるので対応したい、という意見。

労働者の立場からすると、決められたとおり給料を払ってほしい、きちんと有給休暇を取得したい、という意見。

就業規則であらかじめきちんと定めておくことで労使双方が納得した職場環境を形成することができます。

「就業規則を定めるとめんどうくさいことになるのでは?」と思う方も多いかもしれません。

しかし、きちんとリスク対応した就業規則を定めることで、会社の経営を安定的におこなうことができます。

人手不足、求人難、コンプライアンス(法令遵守)重視の時代です。

就業規則を策定していることは一つのアピールにもなると考えられます。

社訓や経営理念を記載して、社員の必読書にしてもていいくらいだと思います。

また、助成金の申請でも就業規則が必要な場合があります

会社だけが強くなる就業規則ではなく、社員のやる気が上がるような就業規則の提案も可能です。

就業規則の作成には専門家である社会保険労務士へ、ぜひご相談ください。

また、今後も続く働き方改革の推進、助成金の申請に必要な書類として就業規則の作成を専門におこなうことができる「社会保険労務士」の資格に、今注目が集まっています。

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